روابط عمومی در حیطه اخبار به عنوان یک نهاد کلیدی در ارتباطات سازمانی، وظایف متعددی را بر عهده دارد که به شکل‌گیری تصویر مثبت و اطلاع‌رسانی مؤثر کمک می‌کند. در ادامه به برخی از این وظایف اشاره می‌شود:

1. تهیه و توزیع اخبار: روابط عمومی مسئول جمع‌آوری، تهیه و توزیع اخبار مربوط به سازمان است. این شامل نوشتن بیانیه‌های خبری، گزارش‌ها و مقالات است که باید به صورت دقیق و جذاب نوشته شوند تا توجه رسانه‌ها و عموم مردم را جلب کنند.

2. برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی: یکی از وظایف مهم روابط عمومی، برگزاری کنفرانس‌های مطبوعاتی است. این رویدادها فرصتی برای ارائه اطلاعات جدید و پاسخ به سوالات خبرنگاران فراهم می‌کنند و به ایجاد ارتباط مستقیم با رسانه‌ها کمک می‌کنند.

3. مدیریت ارتباط با رسانه‌ها: روابط عمومی باید روابط خوبی با خبرنگاران و رسانه‌ها برقرار کند. این شامل پاسخگویی به درخواست‌های اطلاعاتی، ارائه مصاحبه‌ها و تسهیل دسترسی رسانه‌ها به منابع و افراد کلیدی در سازمان است.

4. نظارت بر پوشش خبری: نظارت بر نحوه پوشش خبری سازمان یکی از وظایف حیاتی روابط عمومی است. این نظارت به شناسایی نقاط قوت و ضعف در ارتباطات رسانه‌ای کمک کرده و امکان اصلاح و بهبود استراتژی‌ها را فراهم می‌کند.

5. مدیریت بحران: در مواقع بحران، روابط عمومی نقش حیاتی در مدیریت وضعیت ایفا می‌کند. این شامل تهیه بیانیه‌های فوری، پاسخ به سوالات رسانه‌ها و ارائه اطلاعات شفاف برای کاهش اثرات منفی بر اعتبار سازمان است.

6. تحلیل بازخوردها: ارزیابی تأثیر اخبار منتشر شده و تحلیل بازخوردهای دریافتی از سوی رسانه‌ها و مخاطبان به روابط عمومی کمک می‌کند تا استراتژی‌های خود را بهبود بخشد و به نیازهای جامعه پاسخ دهد.

با توجه به این وظایف، روابط عمومی در حیطه اخبار نه تنها به انتقال اطلاعات کمک می‌کند، بلکه نقش مهمی در شکل‌دهی به تصویر عمومی سازمان و تقویت ارتباطات با ذینفعان ایفا می‌کند.

روابط عمومی در حیطه جلسات، نقش بسیار مهمی در سازماندهی، مدیریت و تسهیل ارتباطات میان اعضای سازمان و ذینفعان ایفا می‌کند. وظایف این بخش در زمینه جلسات به شرح زیر است:

1. برنامه‌ریزی و سازماندهی جلسات: روابط عمومی مسئول برنامه‌ریزی جلسات مختلف، از جمله جلسات داخلی و خارجی است. این شامل تعیین تاریخ، زمان و مکان برگزاری جلسات، همچنین دعوت از شرکت‌کنندگان و هماهنگی‌های لازم برای حضور آن‌ها می‌باشد.

2. تهیه دستور جلسه: یکی از وظایف کلیدی روابط عمومی، تهیه و توزیع دستور جلسه است. این مستند باید شامل موضوعات مورد بحث، زمان‌بندی و افراد مسئول باشد تا تمامی شرکت‌کنندگان با اطلاعات کافی در جلسه حضور یابند.

3. مدیریت ارتباطات قبل، حین و بعد از جلسه: روابط عمومی باید ارتباطات مؤثری را قبل از برگزاری جلسه برقرار کند، مانند ارسال یادآوری‌ها و اطلاعات لازم. همچنین در طول جلسه، ممکن است نیاز به ثبت نکات کلیدی و تصمیمات اتخاذ شده باشد.

4. تهیه صورتجلسه: پس از پایان جلسه، روابط عمومی مسئول تهیه صورتجلسه است که شامل خلاصه‌ای از مباحث مطرح شده، تصمیمات گرفته شده و اقداماتی که باید انجام شوند، می‌باشد. این مستند باید به تمامی شرکت‌کنندگان ارسال شود تا اطمینان حاصل شود که همه در جریان قرار دارند.

5. تحلیل و ارزیابی جلسات: روابط عمومی باید بازخوردهایی از شرکت‌کنندگان جمع‌آوری کند تا بتواند کیفیت جلسات را ارزیابی کرده و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کند. این اطلاعات می‌تواند به بهبود فرآیندهای آینده کمک کند.

6. تسهیل ارتباطات بین‌سازمانی: در صورتی که جلسه با مشارکت سایر سازمان‌ها یا ذینفعان برگزار شود، روابط عمومی باید نقش تسهیل‌گری را ایفا کرده و اطمینان حاصل کند که ارتباطات به درستی برقرار شده و همه طرفین در جریان مباحث قرار دارند.

با توجه به این وظایف، روابط عمومی در حیطه جلسات به عنوان پل ارتباطی میان اعضای سازمان عمل کرده و به بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری و همکاری کمک می‌کند. این فعالیت‌ها نه تنها به افزایش کارایی جلسات کمک می‌کند بلکه باعث تقویت روابط داخلی و خارجی سازمان نیز می‌شود.